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Outsourcing de impressão

As recomendações abaixo não não integrando o seu escopo as contratações que envolvam prototipagens em impressoras 3D, impressoras plotters, impressoras térmicas etc.

 

Boas práticas

  • A especificação para que, no termo de referência e edital, conste que são de responsabilidade da CONTRATADA todos os itens que contemplam a prestação dos serviços, como o fornecimento do software de bilhetagem, assistência técnica de manutenção preventiva e treinamento de usuários;
  • Recomendação para que a vigência dos contratos de outsourcing de impressão na modalidade franquia de páginas mais excedente, seja de 48 meses com possibilidade de prorrogação por mais 12 meses;
  • Recomendação para especificação de equipamentos de impressão policromática apenas para os casos em que o volume justifique sua contratação;
  • Recomendação para que seja utilizada a expressão “tecnologia eletrofotográfica a seco (laser, LED ou equivalente)” nos editais e termos de referência no que concerne à tecnologia de impressão;
  • Recomendação para que a solução a ser contratada permita a geração de relatórios de informações gerenciais sobre o parque de impressão, bem como quantitativos, horários, valores e nomes dos documentos impressos;
  • Configuração padrão para impressão duplex, preferencialmente;
  • Demonstração da economicidade do fornecimento de papel junto com a prestação do serviço de outsourcing de impressão, quando assim o órgão pretender contratar. Em caso de contratações com fornecimento de papel, a cobrança desse serviço deve ser discriminada separadamente;
  • Previsão no Termo de Referência e edital da necessidade ou não de treinamento de usuários para utilização dos equipamentos e sistemas;
  • Especificação para que a logística reversa seja de responsabilidade da contratada;
  • Exigência no Termo de Referência e edital de Plano de Gerenciamento de resíduos Sólidos ou Declaração de Sustentabilidade Ambiental, que comprovem a correta destinação dos insumos após sua utilização por parte da contratada;
  • Recomendação para que a vigência dos contratos de locação de equipamentos de impressão e digitalização seja de 36 meses com possibilidade de prorrogação por mais 12 meses;

 

Vedações

  • Aquisições de equipamentos de impressão quando houver possibilidade da contratação de outsourcing de impressão;
      • Casos excepcionais devem ser enviados para análise pela Setic.
  • Contratação de outsourcing de impressão na modalidade sem franquia de páginas, onde há somente o pagamento por custo unitário de impressões/cópias; 
      • Casos excepcionais devem ser enviados para análise pela Setic.
  • Cobrança do software de bilhetagem de maneira que não seja embutindo-a nos valores da franquia ou páginas impressas;
  • Exigências em excesso ou injustificadas de gramatura de papel nas especificações dos equipamentos de modo a limitar a competitividade entre as empresas;
  • Para a aquisição de insumos, a exigência para que cartuchos ou toners sejam da mesma marca do fabricante dos equipamentos (Jurisprudência do TCU);
  • Contratações de locação de equipamentos de impressão e digitalização, quando houver a possibilidade da contratação de outsourcing de impressão – modalidade franquia de páginas mais excedente; 
      • Casos excepcionais devem ser enviados para análise pela Setic.
  • Estabelecimento de franquia de páginas quando o objeto da contratação envolver locação de equipamentos. Entretanto, deve ser estabelecida no termo de referência uma estimativa mensal/anual de páginas por equipamento para composição do preço unitário da página impressa;
  • Para fins de habilitação, a exigência de atestado da licitante onde a prestação de serviços de suporte técnico esteja em conformidade com os modelos de referência ITIL, COBIT ou similares (Jurisprudência do TCU);
  • Exigência de apresentação de atestado, declaração do fabricante, carta de solidariedade ou credenciamento junto ao fabricante do equipamento, como condição para habilitação;
  • Aglutinações que possam diminuir a competitividade e criar dependência excessiva da contratada. Nesse caso, mesmo que existam justificativas para que as contratações ocorram juntamente, deve-se desmembrá-las em lotes, para adjudicação separada.
  • Solicitação de tempo máximo para impressão da primeira página;
  • Especificação de frequência de processadores e/ou capacidades de memória RAM;
  • Especificação de inclinação máxima ou mínima para display LCD ou Touch Screen;
  • Temperatura (faixa de operação) do equipamento durante a impressão.